Företag med engagerade medarbetare kan vara upp till 20% mer lönsamma, och en avgörande faktor för detta är internkommunikationen. Det handlar om att skapa en öppen och transparent kultur, minska personalomsättningen och säkerställa att alla förstår företagets vision. Denna artikel ger dig verktygen för att lyckas.

Skapa en grund för framgång

En framgångsrik internkommunikation börjar med en tydlig strategi. Denna strategi bör vara kopplad till företagets övergripande mål och samtidigt inspirera och motivera medarbetarna. En genomtänkt plan säkerställer att kommunikationen blir både målinriktad och konsekvent. Börja med att identifiera de viktigaste budskapen, målgrupperna inom organisationen och de kommunikationskanaler som är mest effektiva för att nå dessa grupper. Du kan läsa mer om detta i en artikel från Aktuell Hållbarhet.

Transformativt lärande

För att skapa ett djupt engagemang i hela organisationen kan principerna för transformativt lärande vara till stor hjälp. Detta tillvägagångssätt fokuserar på kritisk reflektion, perspektivskifte och interaktion. Genom att uppmuntra medarbetarna att reflektera över sina egna antaganden och perspektiv, kan man skapa en djupare förståelse.

Exempel på transformativt lärande i praktiken

Anordna workshops där medarbetarna får diskutera företagets värderingar och hur de efterlevs i det dagliga arbetet. Eller använd rollspel för att öka förståelsen för olika avdelningars utmaningar. Genom att skapa interaktiva och reflekterande aktiviteter stärker du det interna samarbetet.

Balansera synkron och asynkron kommunikation

I dagens digitala arbetsliv är det viktigt att hitta en balans mellan synkron och asynkron kommunikation. Synkron kommunikation, som telefonsamtal och videomöten, sker i realtid. Asynkron kommunikation, exempelvis e-post och chattmeddelanden, kräver inte omedelbar respons. En effektiv strategi är att använda asynkron kommunikation som standard och reservera synkron kommunikation för ärenden som kräver omedelbar interaktion eller diskussion, vilket också påpekas i en artikel från Lynes.

Undvik ”synkrondöd”

Att blanda synkron och asynkron kommunikation utan en tydlig strategi kan leda till stress och minskad produktivitet. ’Synkrondöd’ uppstår när ständiga avbrott från notiser och möten hindrar medarbetare från att fokusera. För att undvika detta, sätt tydliga riktlinjer för när synkron respektive asynkron kommunikation ska användas.

Balans i praktiken

Ett företag kan exempelvis bestämma att all icke-brådskande kommunikation ska ske via e-post eller en intern meddelandeplattform. Videosamtal används endast för ärenden som kräver omedelbar diskussion. Detta ger medarbetarna mer tid att fokusera.

Fem framgångsfaktorer

För att skapa en effektiv internkommunikation, fokusera på dessa nyckelfaktorer, som CGI framhåller:

• Engagerat ledarskap: Chefer bör vara synliga och delaktiga i kommunikationen, till exempel genom att regelbundet delta i möten och svara på frågor.
• Tydlig strategi: En kommunikationsplan som är kopplad till företagets övergripande mål och vision.
• Anpassade budskap: Riktad information till olika grupper baserat på deras roller och intressen.
• Kontinuerlig uppföljning: Mät regelbundet kommunikationens effekt, till exempel genom medarbetarenkäter eller genom att analysera interaktionen på interna plattformar.
• Rätt verktyg: Använd kanaler som passar medarbetarnas arbetsmiljö, till exempel digitala plattformar för kontorspersonal och informationsskärmar för de som arbetar i produktionen.

Strategisk kommunikation

Internkommunikation är avgörande för att uppnå företagets strategiska mål. När nya strategier implementeras blir kommunikationen det som binder samman alla delar och säkerställer att alla arbetar mot samma mål. GoalEnvision förklarar att kommunikationen tydligt bör visa varför strategin är viktig, vad den innebär och hur den påverkar varje individ och team.

Steg för strategisk kommunikation

För att integrera kommunikation i strategiarbetet:

• Identifiera och segmentera målgrupper: Dela in medarbetarna i grupper baserat på deras roller och behov. En chef kan behöva mer detaljerad information än en medarbetare på golvet.
• Skräddarsy budskapet: Anpassa språket och innehållet till varje målgrupp.
• Använd visuella hjälpmedel: Diagram och grafer kan göra informationen mer lättillgänglig.
• Skapa dialog: Uppmuntra frågor och feedback genom möten, workshops eller digitala plattformar.
• Var transparent: Kommunicera regelbundet och var öppen även om utmaningar.

Exempel på strategisk kommunikation

Vid införandet av en ny arbetsprocess kan informationen till medarbetarna fokusera på syftet och fördelarna, medan cheferna får en mer detaljerad rapport om processens effekter och tillgängligt stöd.

Öppenhet och dialog

En öppen dialog är avgörande. Skapa forum där medarbetare kan uttrycka åsikter, ge feedback och ställa frågor. Genom att aktivt lyssna får ledningen värdefull insikt, vilket denna artikel också understryker.

Storytelling

Använd storytelling för att levandegöra kommunikationen. Berätta historier som kopplar till företagets värderingar och medarbetarnas insatser. Detta skapar en starkare känsla av samhörighet.

Verktyg och policy

Det finns många digitala verktyg som kan förbättra internkommunikationen, och här är några exempel:

• Slack/Microsoft Teams: För snabb kommunikation och samarbete.
• Intranät: För centraliserad information och nyheter.
• Personalsystem: För information om anställning och lön.
• Digitala skärmar: För att nå medarbetare utan datorer, t.ex. i en fabrik eller butik, likt det system Lindex använder.

Policy för internkommunikation

En internkommunikationspolicy ger riktlinjer. Involvera medarbetare från olika avdelningar när policyn skapas för att säkerställa att den blir representativ för hela organisationen.

Regelbunden kommunikation

Kommunikationen måste vara regelbunden. Oregelbunden kommunikation kan skapa osäkerhet. Planera kommunikationen, skapa ett schema och analysera mönster, precis som denna artikel föreslår. Det är också viktigt att följa upp medarbetarnas input och återkoppla resultat.

Forskning och bästa praxis

Inspireras av företag som lyckats med sin internkommunikation. Prevent beskriver flera exempel. Anpassa strategierna till din egen organisation. Forskning från Institutet för stressmedicin betonar vikten av tydlig kommunikation, gemensamma mål, kunskapsdelande, respekt och feedback för en hälsosam arbetsmiljö.

Vanliga frågor (FAQ)

• Vad är internkommunikation? Det är processen att dela information och skapa dialog inom en organisation.
• Varför är det viktigt? Det ökar engagemanget, förbättrar samarbetet och bidrar till företagets framgång.
• Hur mäter man effekten? Genom medarbetarenkäter, analys av interaktion på interna plattformar och, i slutändan, genom företagets övergripande resultat.

En långsiktig investering

Framgångsrik internkommunikation är en kontinuerlig process. Genom öppenhet, rätt verktyg, utbildning, feedback och mätning skapas en stark kommunikationskultur. Detta stärker sammanhållningen, ökar produktiviteten och skapar en positiv arbetsmiljö. Investera i internkommunikationen – det är en investering i företagets framtid och medarbetarnas välmående. Börja se över er internkommunikation redan idag!